OST orphelin : comment récupérer les e-mails d’un compte qui n’existe plus

Un fichier OST conserve une copie de la boîte qui se trouve sur le serveur. Il ne s’ouvre que dans le profil Outlook qui l’a créé. Si le compte a été supprimé, si le salarié a quitté l’entreprise ou si le profil a été recréé, l’OST devient orphelin : les e-mails sont sur le disque, mais Outlook n’ouvre plus le fichier.

Signes que c’est votre problème

• Outlook indique que le fichier .ost est en cours d’utilisation ou ne peut pas être ouvert.
• Vous avez un fichier .ost venant d’un autre ordinateur ou d’un ancien profil.
• Le compte a été désactivé sur Microsoft 365 ou Exchange et le serveur n’a plus la boîte.
• Outlook propose de recréer l’OST et vous craignez de perdre des éléments non synchronisés.

Pourquoi cela arrive

• L’OST est lié au profil et au compte qui l’ont créé ; en dehors d’eux, Outlook ne l’ouvre pas.
• Une synchronisation interrompue laisse des éléments uniquement dans le fichier local, sans copie sur le serveur.
• Compte supprimé sur le serveur, nouvel ordinateur ou profil Outlook recréé.

Comment le résoudre, étape par étape

1. Si le compte existe encore sur le serveur, la voie la plus simple est gratuite : supprimez le profil Outlook, recréez-le et laissez l’OST se télécharger de nouveau.
2. Si le compte n’existe plus ou si des éléments n’ont jamais été synchronisés, copiez l’OST dans un autre dossier avant de toucher au profil. Recréer le profil peut supprimer l’ancien fichier.
3. Vérifiez que vous avez le droit d’accéder à cette boîte. En entreprise, obtenez une autorisation écrite du responsable, car la boîte peut contenir des données personnelles d’autres personnes.
4. Chargez la copie de l’OST dans l’analyse gratuite de Neural Mail Repair et vérifiez les dossiers dans l’aperçu.
5. Enregistrez en PST et ouvrez-le dans Outlook avec Fichier > Ouvrir et exporter > Ouvrir un fichier de données Outlook.

Comment éviter que cela se reproduise

• Avant de supprimer un compte ou le départ d’un salarié, exportez la boîte depuis le serveur lui-même.
• Laissez la synchronisation se terminer avant de fermer Outlook ou de changer de réseau.
• Ne supprimez pas l’ancien OST en recréant un profil tant que vous n’avez pas vérifié que rien ne manque.

Les noms des menus peuvent varier selon votre version d’Outlook et de Windows. Avant toute réparation, faites une copie du fichier de données avec Outlook fermé.

Aucun logiciel ne récupère 100 % des cas. Les parties écrasées, les fichiers vides et les fichiers chiffrés par un rançongiciel n’ont plus rien à récupérer, et l’aperçu gratuit vous le montre avant que vous payiez.